Modalità di conservazione e aggiornamento del Registro delle attività di trattamento

Il 28 ottobre 2019 è stato pubblicato sul sito del Ministero della Giustizia il decreto 15 ottobre 2019, con il quale è stato istituito il Registro delle attività di trattamento svolte sotto la propria responsabilità, redatto dal Responsabile della Protezione dei Dati (RPD).

In una delle FAQ pubblicate sul proprio sito internet il Garante Privacy informa sulle modalità di conservazione e di aggiornamento del Registro dei trattamenti.

Il Registro dei trattamenti, chiarisce il Garante, in quanto documento di censimento e analisi dei trattamenti effettuati dal titolare o responsabile, deve essere mantenuto costantemente aggiornato poiché il suo contenuto deve sempre corrispondere all'effettività dei trattamenti posti in essere.
Qualsiasi cambiamento, in particolare in ordine alle modalità, finalità, categorie di dati, categorie di interessati, deve essere immediatamente inserito nel Registro, dando conto delle modifiche sopravvenute.

Il Registro può essere compilato sia in formato cartaceo che elettronico ma deve in ogni caso recare, in maniera verificabile, la data della sua prima istituzione (o la data della prima creazione di ogni singola scheda per tipologia di trattamento) unitamente a quella dell'ultimo aggiornamento. In quest'ultimo caso il Registro dovrà recare una annotazione del tipo:

• "- scheda creata in data XY"
• "- ultimo aggiornamento avvenuto in data XY"